Informatie›Privacy

Privacy

Ingangsdatum 14 oktober 2026Laatst bijgewerkt 14 oktober 2026

Bouwinfosys biedt medewerkers een interne AI-assistent, Bouwinfosys AI, waarmee je vragen kunt stellen over de bedrijfsdocumentatie. Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens daarbij worden verwerkt, waarom, door wie, hoe lang, en welke rechten je hebt.

Verwerkingsverantwoordelijke

Bouwinfosys is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die je via de assistent deelt. Vragen over deze verklaring en verzoeken over je gegevens kun je richten aan AIbis@bouwinfosys.nl.

Je praat met een AI

De assistent is kunstmatige intelligentie, geen mens. De antwoorden zijn gebaseerd op de bedrijfsdocumentatie en worden door een AI-taalmodel opgesteld. AI kan fouten maken: controleer belangrijke informatie in de genoemde bron en gebruik een antwoord nooit klakkeloos. De assistent neemt geen besluiten over personen en mag daar ook niet voor worden gebruikt.

Welke gegevens worden verwerkt

• Je vragen en de antwoorden, de gespreksinhoud. Typ hier geen gegevens in die er niet horen; zie de AI-gebruiksregels op de hulppagina.
• Meegestuurde bestanden. Een document dat je meestuurt wordt als tekst gelezen en samen met het gesprek op de server bewaard. Een afbeelding (foto of schermafbeelding) gaat als afbeelding naar het taalmodel en wordt niet bewerkt.
• Je account (e-mailadres) en je feedback (👍/👎 met een eventuele toelichting).
• Gebruiks- en kostenregistratie per account: welk model je gebruikte en hoeveel, om de kosten te bewaken en de dienst te beheren. Dit staat op naam, maar bevat geen gespreksinhoud.
• Gesproken audio (dicteren): gebruik je de microfoonknop, dan wordt je gesproken audio omgezet naar tekst. De audio wordt niet door Bouwinfosys bewaard. Dicteren kun je voor jezelf uitzetten via Instellingen → Spraak.
• Beveiligingstellers per account, zonder gespreksinhoud, die misbruik van de dienst tegengaan.

Waarvoor en op welke grondslag

Wij verwerken deze gegevens om je de assistent te kunnen bieden, te beveiligen, te beheren en te verbeteren. De grondslag is de uitvoering van de arbeidsverhouding en het gerechtvaardigd belang van Bouwinfosys bij een werkende, betaalbare en veilige dienst. Er worden geen geautomatiseerde besluiten over personen genomen.

Wat automatisch wordt vervangen

Voordat je vraag, een meegestuurd document of een zoekresultaat naar het taalmodel gaat, vervangt de assistent een vast aantal soorten gegevens door een plaatshouder: BSN, IBAN- en rekeningnummers, kaartnummers, e-mailadressen, telefoonnummers, paspoort- en rijbewijsnummers en wachtwoorden. Een bericht of bestand met een API-sleutel of token wordt geweigerd. Niet vervangen worden namen, adressen, geboortedata en klant- of zaakgegevens; afbeeldingen worden niet bewerkt. Daarom gelden de AI-gebruiksregels.

Het AI-taalmodel

De assistent maakt gebruik van een extern AI-taalmodel (Claude van Anthropic) om een antwoord te genereren. De gespreksinhoud wordt daarvoor, na de vervanging hierboven, aan Anthropic doorgegeven, die haar uitsluitend namens Bouwinfosys verwerkt. Anthropic bewaart deze gegevens in de regel ongeveer 30 dagen en gebruikt ze niet om modellen te trainen. Zie de privacyverklaring van Anthropic.

Zoeken, tekstherkenning en spraak

• Microsoft Azure (AI Search) host de bedrijfsdocumentatie waarin gezocht wordt en verwerkt je zoekvraag, na de vervanging hierboven, in de regio West-Europa.
• Microsoft Azure (AI Foundry, tekstherkenning) zet een meegestuurde PDF of PowerPoint om naar tekst binnen de Europese datagrens van Azure. Het bestand wordt daar niet bewaard.
• Microsoft Azure (OpenAI, spraak-naar-tekst) zet je gesproken audio in de regio West-Europa om naar tekst. Microsoft kan de audio tot 30 dagen bewaren voor misbruikcontrole.

Voor deze drie diensten geldt de privacyverklaring van Microsoft en de Microsoft Products and Services Data Protection Addendum.

Hosting en verbinding

• DigitalOcean host de server van de assistent en de versleutelde reservekopieën, in Amsterdam (EU). Zie de privacyverklaring van DigitalOcean.
• Cloudflare beveiligt de verbinding tussen jouw browser en de server en verwerkt daarbij verbindingsgegevens. Het verkeer loopt over het wereldwijde netwerk van Cloudflare. Zie de privacyverklaring van Cloudflare.

Met elke verwerker is een verwerkersovereenkomst gesloten. Buiten de genoemde partijen worden je gegevens met niemand gedeeld, tenzij de wet dat vereist.

Internationale doorgifte van gegevens

Je gegevens worden opgeslagen op servers in de Europese Unie: de server van de assistent, de reservekopieën, de zoekindex, de tekstherkenning en de spraakherkenning staan in de EU. Alleen de verwerking door het AI-taalmodel (punt 6) kan plaatsvinden buiten de Europese Economische Ruimte. Voor die doorgifte gelden de EU-standaardcontractbepalingen die in de verwerkersovereenkomst met Anthropic zijn opgenomen (AVG art. 46), zodat je gegevens ook daar het beschermingsniveau van de AVG houden.

Bewaartermijnen

• Gesprekken worden 90 dagen na het laatste bericht automatisch verwijderd; je kunt een gesprek ook zelf eerder verwijderen. Meegestuurde bestanden volgen hetzelfde schema, en verwijderde gesprekken verschijnen niet meer in zoekresultaten.
• Reservekopieën verdwijnen vanzelf volgens een vast schema, uiterlijk na ongeveer 12 maanden.
• Anthropic bewaart de gespreksinhoud in de regel ongeveer 30 dagen; Microsoft bewaart audio tot 30 dagen.
• Feedbackmarkeringen worden door de beheerder als afgehandeld gemarkeerd zodra de oorzaak is opgelost.
• Gebruiks- en kostenregistratie en beveiligingstellers blijven bewaard tot de beheerder ze opschoont.
• Je account wordt verwijderd na zes maanden zonder gebruik, samen met de gegevens die eraan hangen; de beheerder controleert dit maandelijks.

Wie kan wat zien

• Beheerders kunnen een gesprek alleen openen om een 👎 of een gemelde fout te onderzoeken, niet om routinematig mee te lezen. Elke inzage wordt vastgelegd in een toegangsregister: wie, wanneer, welk gesprek en waarom.
• Dashboards en rapporten tonen alleen cijfers, zoals aantallen, kosten en saldo, en geen gespreks- of feedbackteksten.
• Kwaliteitsverbetering. Om de assistent te verbeteren mag de beheerder beoordeelde (👍/👎) vragen en antwoorden bekijken en, na anonimiserende generalisatie, gebruiken als testvragen. Een testvraag bevat geen namen, ID's, klant- of projectgegevens, zaakgebonden bedragen of data en geen letterlijke formuleringen; de tussenlijst wordt gewist zodra de gegeneraliseerde vragen zijn vastgelegd, en elke sessie krijgt een regel in het toegangsregister.

Beveiliging

De verbinding is versleuteld, de server is alleen voor beheerders bereikbaar, de database is niet vanaf internet toegankelijk en reservekopieën zijn versleuteld. De vervanging van gegevens uit punt 5 beperkt wat het taalmodel ontvangt. Toegang van beheerders is beperkt tot wat in punt 11 staat.

Datalekken

Bij een datalek volgt Bouwinfosys de wettelijke meldplicht en informeert het de betrokken medewerkers wanneer dat nodig is.

Je rechten

Je hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van je persoonsgegevens, op beperking van de verwerking en op bezwaar. Neem daarvoor contact op met AIbis@bouwinfosys.nl. Ben je het oneens met hoe met je gegevens wordt omgegaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

De assistent gebruikt alleen functionele cookies: twee om je ingelogd te houden en de dienst te beveiligen, en één die je taalkeuze onthoudt. Er zijn geen cookies voor advertenties of tracking.

Wijzigingen

Deze verklaring kan worden aangepast als de assistent verandert. De actuele versie staat op de hulppagina van de assistent en is bereikbaar via de voettekst.